Для любого события, особенно масштабного характера, необходимо информационное сопровождение. Одна из задач при организации – донести до людей всю необходимую информацию о времени и месте проведения мероприятия, а также подогреть к нему интерес. Существует несколько способов коммуникации с гостями до, во время и после мероприятия.
Лендинг
Чтобы собрать контактные данные и обеспечить регистрацию участников, создаётся лендинг – одностраничный сайт с формой для заполнения и указанием основной информации о мероприятии, включая описание программы, тайминг и геолокацию. После закрытия формы для регистрации, благодаря CRM сайта (системе сбора и систематизации данных) можно получить подробные списки гостей.
Телеграм-канал
Использовать больше возможностей и быть непрерывно на связи с участниками события позволит функция создания тематических каналов в мессенджере Телеграм. Под конкретное мероприятие заранее составляется контент-план, который утверждается заказчиком. Можно подогревать интерес креативными постами, создавать опросы, а также видеть мнения людей в комментариях к публикациям.
Чат-бот
На мероприятиях с тысячами участников и насыщенной программой трудно быстро обрабатывать большое количество запросов, поэтому на такие случаи есть возможность создать автоматизированного чат-бота – программу, которая ведёт коммуникацию с пользователями без участия человека. С помощью бота можно не просто напоминать о событии, но и сделать возможность за счёт ввода цифр или текста получать необходимую информацию самому – например, карту фестиваля и подробное описание и график работы всех локаций и активностей.
СМИ
Что касается работы со СМИ при подготовке, проведении и после мероприятия – в этом случае по информационному сопровождению необходимо пройти несколько стадий с учетом публичности мероприятия. Если мероприятие является закрытым, необходимо уменьшить поток внешней информации до ограниченной и заранее определенной аудитории. Несмотря на подобную конспирацию, когда исключается фактор СМИ из структуры его освещения, возможно целенаправленно запланировать создание «зоны слухов» вокруг организации, чтобы инициировать интерес СМИ, чтобы представители организации и участники акции являлись первоисточниками информации, в распространении которой заинтересованы организаторы мероприятия.
Пост-контент
Не стоит забывать и о фотографах и видеографах, которые обеспечивают участников мероприятия пост-контентом в виде профессиональных фотографий и отчётного ролика. К тому же, если позволяет бюджет и формат мероприятия, можно провести онлайн-трансляцию с записью. Тогда те, кто не смог приехать, могут наблюдать за программой из дома, а у заказчика останется полноценная запись всего события.